Event: Wie plane ich die fotografische Begleitung eines Events?

Event (englisch für „Ereignis“, von lateinisch eventus) steht für: Event, eine Art von Veranstaltung“

So steht es im Internet.

Wenn man nur die Begriffserklärung liest, stellt sich jedem sofort die Frage: dann ist ja Alles ein Event? Ja, richtig…alles ist ein Event, trotzdem mache ich für mich Unterscheidungen. 

Der typische Event ist für mich kein großes Fest oder eine Familienfeier, sondern eher eine Party oder eine Zusammenkunft, die nicht unbedingt zu förmlich / feierlich ausfällt.

In dem Fall, den ich beschreiben möchte, handelt es sich um einen Geburtstag mit ungefähr 100 Gästen. 

Für die Gastgeber ist das eine Herausforderung, für uns als Fotografen auch.

Wie gehe ich nun an solche Großveranstaltungen heran?

Worauf ist zu achten?

Für meine Planung benutze ich Checklisten. Ich habe Euch eine solche Checkliste mal angehängt.

Diese Liste gehe ich, sobald ich den Auftrag erhalten habe, mit meinem Auftraggeber durch.

In dieser Liste werden auch ganz banale Dinge abhakt, wie zB: 

  • Wo findet der Event statt?
  • Wieviele Gäste werden erwartet? 
  • Wie sind die Parkmöglichkeiten?
  • DSGVO?
  • Wie ist der Dresscode?

Einige fragen sich jetzt, was hat der Dresscode mit einem Shooting zu tun? 

Die Antwort ist ganz einfach: Als Fotograf möchte man nicht auffallen, weder weil ihr zu gut noch weil ihr zu schlecht gekleidet seid. Beides ist nicht gut und trägt dazu bei, dass ihr immer gesehen werdet. Genau das wollt ihr aber verhindern. Im Grunde wollt ihr während des Shootings gar nicht auffallen. Für die Gäste wollt ihr unsichtbar sein! Um das einigermaßen sicher zu stellen, ist es sinnvoll sich dem Dresscode der Gäste anzupassen. Als Tipp: es muss kein Anzug sein, aber eine dunkle Hose und Dunkels Hemd fällt auch nicht auf.

Das gelingt nicht immer, aber oft. Ausserdem machen sehr viele Gäste auch Fotos mit eigenen Kameras / Handys. Wenn es dann heisst: Wer ist das denn?, dann habt ihr etwas falsch gemacht.

Weiterhin werden in der Liste auch noch besondere Wünsche des Auftraggebers eingetragen, die ich auf keinen Fall vergessen darf.

Selbstverständlich sind dort alle Absprachen mit dem Kunden festgehalten.

Das klingt jetzt alles wenig konkret, ist aber extrem hilfreich. Diese Liste ist ein „lebendes“ Dokument und wird regelmäßig ergänzt. Ich nutze dafür „Numbers“, Apples EXCEL.

Diesen File hinterlege ich auch in „Evernote“. 

So bin ich in der Lage, diesen File auf meinem MacBook, iPad oder auch iPhone zu bearbeiten und auf Stand zu halten, auch während des Shootings.

Je länger die Vorbereitungsphase, je ausführlicher wird die Liste.

Einer der letzten Punkte auf der Liste bevor es zum Tag des Events kommt heisst:

Kunden anrufen!

Wozu das? So habt ihr die Möglichkeit im Vorfeld noch über Änderungen des Ablaufs informiert zu werden, oder sonstige noch nicht bekannten Information zu bekommen.

Wenn es ganz dumm kommt, sogar die Information, das der Event gar nicht mehr stattfindet. Auch das hatte ich schon. So erspart ihr euch wenigstens die Anfahrt.

Ich hoffe dieser kleine Beitrag hat euch gefallen und vielleicht auch geholfen eure eigenen Shootings / Events zu planen.

Gerne könnt ihr in den Kommentaren auch noch Anmerkungen machen oder Fragen stellen.

Im nächsten Teil des Blogs werde ich die Ausrüstung beschreiben, die ich üblicherweise mitnehme.

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